プライバシーポリシー

個人情報保護方針

2009.5.8 制定　／　2022.4.1 改定

株式会社 Nansei
代表取締役　石川 達也

株式会社Nansei（以下、当社）は、情報処理サービス事業者としてマイクロフイルムの撮影、資料の電子化、写真データ等の商品販売等お客様から御預かりした個人情報を正確かつ安全に取り扱うことを認識し、個人情報保護マネジメントシステム(PMS)の定着に向けた活動を日々推進しています。当社は個人情報の保護に関する法律を厳守し、個人情報を取り扱う事業者としてなすべきことについて次の方針を掲げます。

• 当社は、情報処理サービスを行う上で御預かりした個人情報、お客様及び当社従業員の個人情報等、事業で取り扱う全ての個人情報について利用目的を明確に定め、事業上必要な範囲において適切に取得・利用いたします。また、特定された個人情報の利用目的の範囲を超えた取り扱いを行わないため、必要な策を講じ実行いたします。御預かりした個人情報は責任を持って管理し、法令の規定による場合や、ご本人の同意がある場合を除き、第三者に開示または提供いたしません。
• 当社は、個人情報の正確性及び安全性を確保する為に、技術面及び組織面における合理的な安全対策を講じ、個人情報への不正アクセス、紛失、破壊、改ざん及び漏洩等の防止、予防並びに是正に努めます。
• 当社は、個人情報に関する法令、国が定めた指針その他各種規範を厳守いたします。
• 当社は、個人情報に関する苦情や相談が発生した際は、出来る限り適切かつ迅速に対応いたします。
• 当社は、個人情報保護に関する規定、ルール、行動規範を定め、個人情報保護に関するマネジメントシステムを運用致します。また、マネジメントシステムが適切に実施できているかを定期的に確認、監査、見直しを行なうことにより、継続的に改善致します。

個人情報の取扱いについて

2009.5.8 制定　／　2023.5.1 改定

個人情報の利用目的について

• 当社が取引先より委託された個人情報（本人からの直接書面以外の方法で取得）は、委託された業務（マイクロフィルムの撮影、資料の電子化等）の実施の目的のみに利用し、それ以外の目的での利用は、一切利用いたしません。
• 商品販売の際に利用登録された個人情報は、ご本人確認やご本人認証、料金請求、問い合わせ対応など商品販売に関するサービスを提供する目的のほか、サービスの案内、改善のために利用し、その他の目的では一切利用しません。
• 従業員採用に関する個人情報は採用活動のみに利用し、その他の利用目的では一切利用いたしません。
• 従業員に関する個人情報は､人事管理、福利厚生のみに利用し、その他の利用目的では一切利用いたしません。
• 当社が営業活動において、取得した取引先の情報（担当者名・連絡先等）は取引に関する業務上の連絡、挨拶、請求、支払事務及び受託業務の安全管理の目的のみに利用し、その他の目的では一切利用いたしません。

当社の全ての保有個人データは、従業者、退職者の人事・労務管理情報、採用応募者の応募情報、来訪者の氏名・会社名・所属等の情報、お客様よりの当社へのお問合せの情報、当社業務で取得した情報とし、保有個人データを開示対象としています。

個人情報の利用及び適正管理について

当社は個人情報を厳重に管理し、漏洩、滅失、き損等に対し適切な予防措置を講じます。

個人情報の委託について

当社は業務の一部或いは全部を委託する場合、その委託された個人情報の安全管理が図られるよう委託先に対する必要かつ適切な監督を行い、個人情報が適正に保護されるよう委託先との間で機密保持契約等を締結し、必要な措置を講じます。

個人情報の第三者への提供について

当社は、下記に該当する場合を除いて、保有する個人情報をご本人の同意いただくことなく第三者に開示、提供いたしません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
• 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
• 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

安全のために講じた対策について

• 基本方針の策定：個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「問い合わせ及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定
• 個人データの取扱いに係る規律の整備：個人データの取得、利用、保存等を行う場合の基本的な取扱方法を整備
• 組織的安全管理措置：整備した取扱方法に従って個人データが取り扱われていることを責任者が確認
• 人的安全管理措置：個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施
• 物理的安全管理措置：個人データを取り扱うことのできる従業者及び本人以外が容易に個人データを閲覧できないような措置を実施
• 技術的安全管理措置：個人データを取り扱うことのできる機器及び当該機器を取り扱う従業者を明確化し、個人データへの不要なアクセスを防止

個人情報の利用目的の通知、開示、訂正、削除及び利用停止について

当社が保有する個人情報について、ご本人様からご自身の個人情報に関する開示、訂正、削除及び利用停止等のご請求があった場合、ご本人もしくは正当な代理人からの請求あることを確認させていただいた上で、速やかに対応いたします。この場合は、当社の規程に基づき所定の手続き書類を提出いただくことになります。下記問い合わせ先をご利用下さい。

開示対象個人情報に関する事項の周知について

事業所名

株式会社　Nansei

個人情報保護管理者

DX事業部部長　池原健太

利用目的

ご請求時に頂いた個人情報は、開示等への対応にのみ使用いたします。

第三者提供について

ご請求時に頂いた個人情報は、第三者に提供することはございません。

委託について

開示等への対応にあたり、ご請求時に頂いた個人情報を委託することはございません。

情報のご提供について

当社への個人情報の提供は、すべて任意となっております。ただし、当社が依頼する情報の提供がない場合、適正な開示等ができない場合があります。

個人情報の返却について

本人確認または代理人確認のためにお預かりした個人情報は、対応後直ちに返却いたします。

手数料について

• １回のご請求ごとに、手数料として１０００円を徴収させていただきます。
• 依頼書を当社へ郵送する際に、手数料分の切手をご同封ください。
• 手数料が不足していた場合、その旨ご連絡いたします。
• ご連絡後１週間を経過しても手数料をお支払いいただけない場合、ご請求は無効とさせていただきます。

開示等の請求書について

開示等の請求を行う場合は、下記の所定用紙をダウンロードし、必要事項をご記入のうえ、本人確認のための書類を同封し下記宛ご郵送ください。尚、原則として請求書を受付けてから、一週間以内に書面(封筒)にて回答いたします。

保有個人データ開示等請求書（Wordファイル）

個人情報相談窓口

開示対象個人情報の取扱いに関する苦情の申し出先

認定個人情報保護団体の名称、及び苦情の解決の申出先

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